Trier les enregistrements

Pour utiliser un tri existant afin de trier un groupe d'enregistrements :

1. Rechercher ou récupérer un groupe d'enregistrements.
2. Sélectionner Tri dans les onglets Accueil ou Outils du ruban pur afficher la boîte Tri :

   

3. Sélectionnez un Tri dans la liste et cliquez sur OK.

   Un message s'affiche pour vous demander si vous souhaitez obtenir un résumé des termes triés :

   

4. Sélectionnez Oui pour afficher le résumé.
   La fenêtre Résultats sommaires affiche

   . La fenêtre Résultats sommaires affiche un résumé des enregistrements triés. Elle est utilisée pour :

   • Vérifiez que vous avez spécifié les champs de tri et l'ordre de tri corrects.
   • Affichez et imprimez un récapitulatif des enregistrements sélectionnés.
   • Naviguez vers un enregistrement sélectionné.

   Voici un exemple de fenêtre Résultats sommaires générée dans le module Personnes / Organisations. Le Tri s'appelle Nom de famille et, comme nous pouvons le voir, les enregistrements sont triés par Nom de famille puis par Prénom, tous deux dans l'ordre croissant :

   

   La fenêtre Résultats sommaires peut être utilisée pour naviguer dans les enregistrements du module. Cliquez sur une valeur dans la fenêtre Résultats sommaires (un des noms dans cet exemple) pour que son enregistrement devienne l'enregistrement en cours L'enregistrement actuellement affiché en Vue de Détails ou mis en évidence en Vue de Liste (il est entouré d'une légère ligne pointillée). On ne peut avoir qu'un seul enregistrement en cours à la fois. :

   

   Sélectionnez Fermer pour fermer la fenêtre Résultats sommaires et revenir à la liste triée des résultats.

   -OU-

   Sélectionnez Non pour passer le Résumé.

   Les enregistrements sont triés.

Vous pouvez sauvegarder des critères de tri afin de les ré-utiliser. Ceci est utile lorsqu'un tri inclut de multiples champs et que son réglage nécessite du temps et du travail.

1. Rechercher ou récupérer un groupe d'enregistrements.

2. Sélectionner Tri dans les onglets Accueil ou Outils du ruban pur afficher la boîte Tri :

   

3. Sélectionner Nouveau pour afficher la boîte Propriétés du tri.
4. Entrer un nom descriptif pour le tri dans le premier champ de texte.

5. Dans la Liste des champs, sélectionnez un champ sur lequel effectuer le tri et cliquez sur Ajouter.

   Le champ est ajouté à la liste Ordre.

   Il est possible de trier les enregistrements en utilisant presque tous les champs, à l'exception des champs de tables imbriquées.

   Pourquoi est-il impossible de trier les enregistrements en utilisant ce champ ?

   Il es impossible de trier des enregistrements à l'aide d'un champ qui est une Table imbriquée, c'est pourquoi vous ne trouverez pas de champs de ce type dans la Liste des champs de la fenêtre des Propriétés de tri. Voici quelques exemples de ces champs : Assigné à : (Informations sur la tâche), Personne avisée : (Commencement) et Personne avisée : (Clôture) dans l'onglet Tâches :

   

   Vous pouvez déterminer si un champ est une table imbriquée imbriqué à l'aide de l'outil Définition de champs (placez le curseur dans le champ et appuyez sur F1). Le Genre du champ est identifié comme Nested Table :

   

6. Continuer à sélectionner dans la liste des Champs tous les champs à partir desquels effectuer le tri.

   Note: Pour retirer un champ de la liste Ordre, le sélectionner et cliquer sur Supprimer.

7. Un groupe d'enregistrements est trié en fonction du premier champ figurant dans la liste Ordre, puis du deuxième champ, et ainsi de suite. Pour ajuster l'ordre des champs :

   1. Sélectionnez un champ dans la liste Ordre, par exemple Nom : (Détails personnels).
   2. Utilisez les flèches Haut et Bas à droite de la liste Ordre pour déplacer un nom de champ vers la position de tri.

      Dans cet exemple, nous voulons trier par Nom de famille en premier, nous déplaçons donc Nom : (Détails personnels) en haut de la liste Ordre :

      

   Note: Par défaut, les enregistrements sont triés par ordre alphabétique. Pour inverser l'ordre, cliquez sur .

8. Si nécessaire, sélectionner l'onglet Options pour modifier les options.
   Les options de tri

   

   Trier par comparaison	Description
   Mot pointé	Le tri ignore la ponctuation et les espaces vides (plus d'un espace entre les mots). Par exemple : Traveler's Inn sera trié comme Travelers Inn
   Texte entier	Le tri inclut toute la ponctuation et les espaces vides. Par exemple : Traveler's Inn sera trié comme Traveler's Inn
   Compresser les espaces vides	Le tri inclut la ponctuation mais ignore tous les espaces vides (à l'exception d'un espace simple entre les mots). Par exemple : Traveler's Inn sera trié comme Traveler's Inn
   Sélectionner une ou plusieurs options de tri suivantes en cliquant dans la case correspondante :
   Sensible à la casse	Le Tri prend en considération la casse (majuscule et minuscule). Par exemple : Melbourne gallery sera trié séparément de Melbourne Gallery
   Insensible à l'ordre des tableaux	Les valeurs dans un champ à valeurs multiples seront triées dans l'ordre alphabétique sans tenir compte de l'ordre dans lequel elles apparaissent. Par exemple, un enregistrement a les valeurs suivantes dans le champ Rôles dans l'ordre suivant : Collection Manager, Curator, Internet Administrator Un autre enregistrement a les mêmes valeurs dans le champ Rôles mais dans un ordre différent : Internet Administrator, Collection Manager, Curator Si Insensible à l'ordre des tableaux est sélectionné (coché), les valeurs de ce champ seront triées par ordre alphabétique avant le tri principal, ce qui fait que les deux enregistrements seront affichés avec le même ordre de tri.
   Tri vers le haut des valeurs absentes	Si cette option est sélectionnée, tous les enregistrements vides seront placés au début du tri plutôt qu'à la fin.
   e n'est pas égal à ê	Les valeurs qui incluent des accents seront triées séparément des autres. Par exemple, entrée sera trié séparément de entree.
   Résumé
   Tableau comme texte	Toutes les valeurs qui apparaissent dans un champ à valeurs multiples seront considérées comme étant une valeur unique dans l'affichage des Résultats sommaires. Par exemple, trois valeurs - Collection Manager, Curator, Internet Administrator - s'affichent dans le champ Rôles. Si cette option de tri est sélectionnée, les trois valeurs n’en constitueront qu’une seule et s'afficheront comme une seule valeur sous le format suivant : Responsable des collections Conservateur Administrateur Internet Ainsi le nombre de valeurs affichées dans la fenêtre Résultats sommaires correspondra au nombre d'enregistrements. Si cette option de tri n'est pas sélectionnée, chaque valeur d'un champ à valeurs multiples s'affichera comme une valeur séparée dans l'affichage trié. La première valeur sera Collection Manager, la deuxième Curator et la troisième Internet Administrator. Il peut donc y avoir beaucoup plus de valeurs dans la fenêtre Résultats sommaires qu'il n'y a d'enregistrements.
   Afficher le texte de tri	Affiche le texte dans Résultats sommaires dans format que le tri prendra en considération, c'est à dire avec ou sans ponctuation, espaces vides, majuscules, etc.

9. Si nécessaire, sélectionner l'onglet Sécurité pour donner à d'autres utilisateurs l'autorisation d'utiliser ce tri.
10. Cliquer sur OK.

    Votre nouveau tri est ajouté à la fenêtre Tri où il peut être sélectionné à tout moment :

    

11. Cliquer sur OK.

    Les enregistrements sont triés à l'aide de votre nouveau Tri.

Il est possible d'éditer un Tri existant en ajoutant ou supprimant des champs ou en changeant l'ordre des champs existants.

Note: Vous ne pouvez éditer que les Tris que vous avez vous-même sauvegardés. Si vous tentez d'éditer le Tri d'un autre utilisateur, la fenêtre et les boutons apparaîtront grisés et seront désactivés.

1. Rechercher ou récupérer un groupe d'enregistrements.
2. Sélectionner Tri dans les onglets Accueil ou Outils du ruban pur afficher la boîte Tri :
3. Dans la fenêtre Tri, sélectionnez un Tri à modifier et cliquez sur Propriétés .

   La fenêtre Propriétés de tri s'affiche.

4. Modifiez les propriétés de tri de comme indiqué ci-dessus.
5. Cliquer sur OK.

Quand aucun Tri déjà défini ne répond à vos besoins et que vous n'avez pas besoin de sauvegarder les critères en vue de les ré-utiliser, utilisez un Tri ad hoc :

1. Rechercher ou récupérer un groupe d'enregistrements.
2. Sélectionner Trier ad hoc dans les onglets Accueil ou Outils du ruban pour afficher la boîte Propriétés du tri :

   

3. Si des champs sont déjà ajoutés à la liste Ordre et que vous n'en avez pas besoin dans votre Tri ad hoc, sélectionnez-les puis cliquer Supprimer.
4. Dans la Liste des champs, sélectionnez un champ sur lequel effectuer le tri et cliquez sur Ajouter.

   Le champ est ajouté à la liste Ordre.

   Il est possible de trier les enregistrements en utilisant presque tous les champs, à l'exception des champs de tables imbriquées.

5. Continuer à sélectionner dans la liste des Champs tous les champs à partir desquels effectuer le tri.

   Note: Pour retirer un champ de la liste Ordre, le sélectionner et cliquer sur Supprimer.

6. Un groupe d'enregistrements est trié en fonction du premier champ figurant dans la liste Ordre, puis du deuxième champ, et ainsi de suite. Pour ajuster l'ordre des champs :
   1. Sélectionnez un champ dans la liste Ordre, par exemple Nom : (Détails personnels).
   2. Utilisez les flèches Haut et Bas à droite de la liste Ordre pour déplacer un nom de champ vers la position de tri :

      

      Note: Par défaut, les enregistrements sont triés par ordre alphabétique. Pour inverser l'ordre, cliquez sur .

7. Si nécessaire, sélectionner l'onglet Options pour modifier les options.
8. Cliquer sur OK.

   Les enregistrements sont triés.